Информация

• Закон от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»;
• Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 29.08.2025 № 65;
• Перечень типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, уст. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140;
• Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143;
• Правила работы с научно-технической документацией в организациях, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 06.11.2003 № 38;
• Правила работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20;
• Инструкция о порядке доступа к архивным документам, содержащим сведения, относящиеся к личной тайне граждан, утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 132.

• Статья 24.25. Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения

  Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений – влекут наложение штрафа в размере до тридцати базовых величин.

• Статья 12.32. Нарушение порядка ведения бухгалтерского или иного учета (составления отчетности) и правил хранения бухгалтерских документов и (или) иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов
  1. Нарушение должностным лицом юридического лица или индивидуальным предпринимателем установленного порядка ведения бухгалтерского учета (учета предпринимательской деятельности, учета доходов и расходов, применяемого при упрощенной системе налогообложения) и составления отчетности – влечет наложение штрафа в размере до двадцати базовых величин.
  2. Уничтожение должностным лицом юридического лица или индивидуальным предпринимателем бухгалтерских документов (документов предпринимательской деятельности, документов учета доходов и расходов, применяемого при упрощенной системе налогообложения) и (или) иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, до истечения установленных сроков их хранения либо их сокрытие – влекут наложение штрафа в размере от пятидесяти до ста базовых величин.
  3. Необеспечение сохранности должностным лицом юридического лица или индивидуальным предпринимателем бухгалтерских документов (документов предпринимательской деятельности, документов учета доходов и расходов, применяемого при упрощенной системе налогообложения) и (или) иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, повлекшее их утрату, – влечет наложение штрафа в размере от четырех до тридцати пяти базовых величин.

Соблюдение требований НПА в сфере делопроизводства и архивного дела (правила составления номенклатуры дел, формирования документов в дела, принципы регистрации документов и т. д.) позволяет избежать гибели, утраты, порчи, незаконного уничтожения документов.

Постоянного хранения.

Уничтожение документов Национального архивного фонда запрещается. Документ Национального архивного фонда - документ, находящийся на постоянном хранении или подлежащий постоянному хранению в силу его значимости для граждан, общества и государства (ст.1, ч.1 ст.25 Закона)

Актом.

Отбор дел к уничтожению оформляется актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (ч.1 п.188 Инструкции по делопроизводству)

Подготовка сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Отбор документов и дел к уничтожению осуществляется по результатам экспертизы ценности документов после подготовки сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (ч.1 п.188 Инструкции по делопроизводству)

На документы с отметкой «ЭПК».

На документы с отметкой «ЭПК» составляется отдельный акт (ч.1 п.190 Инструкции по делопроизводству)

Если установленный срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, если установленный срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (п.189 Инструкции по делопроизводству)

С 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п.7 примечания к Перечню № 140)

Организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья.

Отобранные к уничтожению и включенные в акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется товарно-транспортной накладной (актом сдачи-приемки). Дата сдачи и номер товарно-транспортной накладной (акта сдачи-приемки), а также вес документов указывается в акте о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (ч.1 п.194 Инструкции по делопроизводству)

1. Издайте приказ о создании экспертной комиссии. Разработайте положение об экспертной комиссии организации.
2. Определите сроки хранения документов и дел.
3. Проведите экспертизу ценности документов.
4. Составьте сводные описи дел (годовые разделы сводных описей дел) (электронных дел) постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу.
5. Исчислите сроки хранения документов и дел.
6. Составьте акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
7. Внесите изменения в учетные документы архива организации.
8. Утилизируйте документы и дела.

Уничтожение документов, подлежащих проверке налоговыми органами, проводится с учетом установленных сроков хранения, а также дополнительных условий выделения документов к уничтожению.

В Перечне № 140 для значительного комплекса документов временного хранения (1 год, 3 года, 5 лет) установлено дополнительное условие выделения к уничтожению: «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась — 10 лет» (графа 6 «Пояснение» Перечня № 140).

Применение данного условия означает, что срок хранения соответствующих документов должен исчисляться не с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 7 примечаний к Перечню № 140), а с 1 января года, следующего за годом проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.

Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась, документы необходимо хранить 10 лет.

1. Проведите экспертизу ценности документов.
2. Оформите дела.
3. Составьте описи дел структурных подразделений.

• Систематизации документов дела.
• Нумерацию листов в деле.
• Составление внутренней описи документов.
• Составление листа-заверителя дела (тома, части).
• Оформление и уточнение реквизитов обложки дела.
• Подшивку или переплет дела.

1. Заведите обложку личного дела и поместите в него документы, оформляемые при приеме на работу.
2. Составьте внутреннюю опись документов личного дела.
3. Присвойте номер личному делу.
4. Оформите обложку личного дела.
5. Включите в личное дело документы, образующиеся в процессе трудовой деятельности работника.
6. Сделайте полное оформление личного дела уволенного работника.