Архивная обработка документов

Что такое архивная обработка документов

Архивная обработка документов - это комплекс мероприятий по систематизации, оформлению и подготовке документов к хранению.

Законодательство Республики Беларусь разделяет документы на категории:

• Документы постоянного хранения - бессрочно.
• Документы временного хранения - с конкретными сроками, согласно законодательству РБ.

Одни документы можно уничтожить уже через несколько лет, другие - лицевые счета, приказы по кадрам, протоколы учредителей - хранятся десятилетиями. Ошибётесь со сроком - получите штраф. Разобраться в сроках поможет архивная обработка.

Как мы приводим документы в порядок

В рамках научно-технической обработки архивных документов специалисты компании «БЕЛПЕРЕПЛЕТ» выполняют полный цикл работ:

Экспертиза ценности документов - определяем сроки хранения каждого дела и отделяем действующие материалы от отработанных. Это основа порядка: без экспертизы невозможно ни хранить, ни уничтожать документы правомерно.

Систематизация документов - раскладываем бумаги по делам в соответствии с номенклатурой, формируем дела в хронологическом и логическом порядке.

Оформление дел - удаляем металлические скрепки и скобы, нумеруем листы, составляем листы-заверители. Дело приобретает вид, готовый к хранению и проверке.

Переплёт документов - прошиваем дела нитью, оформляем плотные картонные обложки с оклейкой корешка переплётным материалом. Документы защищены от утери и износа.

Составление описей - оформляем:

• описи дел постоянного хранения;
• описи дел временного (свыше 10 лет) хранения;
• описи дел по личному составу.

Выделение документов и дел к уничтожению - готовим акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, с соблюдением установленного порядка. Акт о выделении к уничтожению составляется только после утверждения описей дел постоянного хранения и по личному составу.

Систематизация архива - приводим в порядок весь архивный фонд.

Подготовка документов в архив при ликвидации организации - формируем и оформляем документы для передачи на государственное хранение в соответствии с требованиями законодательства.

Также разрабатываем, по запросу:

• Положение об архиве организации;
• Положение об экспертной комиссии организации;
• Инструкцию по делопроизводству;
• Номенклатуру дел.
• Составление историко-архивной справки.

Результат: документы приведены в порядок, сроки хранения соблюдены, проверки не страшны, а ответственность руководителя - под защитой.

Как мы работаем

1. Заявка и консультация. Вы звоните или оставляете заявку. Мы уточняем объём, профиль организации и задачи.
2. Заключение договора. Фиксируем сроки, стоимость и условия конфиденциальности. Оплата — после выполненных услуг.
3. Обработка документов. Направляем специалиста к Заказчику, где он выполняет полный цикл работ: от экспертизы ценности до переплёта и описей.
4. Передача готового архива. Вы получаете упорядоченный архивный фонд, описи и акты. При необходимости — консультируем по дальнейшему хранению и передаче в госархив.

Кому подходит

• ООО, ЗАО, ОАО и другие коммерческие организации
• Государственные учреждения и организации
• Медицинские центры и учреждения образования
• Банки, страховые и финансовые организации
• Организации на стадии ликвидации или реорганизации

Стоимость

Стоимость зависит от объёма и категории документов. Прайс по запросу.

Оплата - после выполненных услуг. Без предоплаты.

Почему архивная обработка необходима

Пренебрежение правилами хранения - это прямые финансовые и репутационные риски.

Согласно статье 24.25 КоАП Республики Беларусь, утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений - влекут наложение штрафа в размере до тридцати базовых величин. Ответственность несёт руководитель организации и другие должностные лица, виновные в утрате или незаконном уничтожении документов.

Сдача документов в архив - это не расходы, а инвестиция в безопасность бизнеса. Вот что получает компания:

Экономия пространства и денег. Экспертиза ценности позволяет выделить к уничтожению устаревшие дела с истёкшими сроками хранения. Вы не платите за аренду лишних квадратных метров под бумаги, которые давно можно было утилизировать.

Скорость и порядок. Подробные описи дел - это система навигации по архиву. Нужный документ находится за минуты, а не за часы. Контролирующие органы получают запрошенные акты без задержек.

Защита на десятилетия. Профессиональный переплёт выполняется только вручную - с соблюдением требований к материалам и технологии. Дела с долгими сроками хранения подшиваются нитью в твёрдую картонную обложку, металлические скрепки удаляются, корешок оклеивается переплётным материалом. Бумага защищена от ветшания, а документы - от утери и подмены.

Результат: вы спите спокойно, проверки проходят без штрафов, а архив работает как отлаженный механизм.

Почему «БЕЛПЕРЕПЛЕТ»

• На рынке с 2010 года — более 15 лет опыта.
• Более 1000 организаций доверили нам свои документы.
• Соблюдение требований законодательства Республики Беларусь.
• Опыт работы с документами организаций разного профиля.
• Выезд специалиста по Минску.
• Конфиденциальность. Не разглашаем содержание документов.
• Оплата после выполненных услуг. Вы платите, когда работа сдана и принята
• Аккуратность и соблюдение сроков, зафиксированных в договоре
• Полный цикл: от экспертизы ценности до передачи готового архива

Приведите документы в порядок

Оставьте заявку - мы свяжемся с вами, уточним задачу и предложим решение.

+375 (29) 167-77-92

Один звонок - и через несколько недель вы забудете о коробках в кабинете.